Règles de facturation

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Règles de facturation

La facture est un document détaillé des prestations ou des marchandises vendues (quittance pour une facture payée, note, relevé). Il s’agit d’un document de nature commerciale et comptable établi par une structure juridique (société, association, entrepreneur individuel par exemple) pour constater les conditions des achats et ventes de produits, de marchandises ou de services rendus (nature, quantité, poids, qualité, prix, conditions et échéance de paiement notamment).

Obligation de facturation

La facture est obligatoire lors :

  • de toute prestation de service ou de vente de marchandise entre professionnels ;
  • des ventes à distance, à savoir les échanges intracommunautaires pour lesquels l’acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance) ;
  • des livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.

Par ailleurs, les prestataires de service doivent délivrer une note pour toute prestation comportant l’exécution de travaux immobiliers, assortie ou non de vente, fournie à des particuliers. Toute prestation de services effectuée pour un particulier doit faire l’objet d’une note, lorsque le prix est égal ou supérieur à 25 €TTC.

Tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels est passible d’une amende pénale de 75 000 €, cette amende pouvant être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée, et d’un redressement fiscal (de 50 % du montant de la transaction).

La facture doit être délivrée par le fournisseur, qui peut cependant déléguer son obligation à un tiers sous-traitant ou au client (en situation d’auto-facturation), par un contrat de mandat préalable exprès.

La facture a plusieurs fonctions :

  • juridique : elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue, et constate le droit de créance du vendeur (quittance par exemple) ;
  • commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer ;
  • comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l’établissement des comptes annuels ;
  • fiscale : elle fait office de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l’impôt.

À savoir :

Une note d’honoraires est un document tenant lieu de facture, établi par un professionnel exerçant une profession libérale. Elle est soumise aux mêmes règles que la facture.

Forme d’une facture

Une facture, pour être considérée comme telle, doit :

  • comporter des mentions obligatoires,
  • être rédigée en français,
  • être établie en 2 exemplaires, l’original étant conservé par le client.

Elle peut être délivrée sous forme papier ou électronique sous certaines conditions.

Attention :

Un ticket de caisse n’est pas considéré comme une facture ; il s’agit uniquement d’une preuve d’achat permettant par exemple le remboursement ou l’échange d’un produit défectueux.

Délai d’émission d’une facture

Une facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente (c’est-à-dire, en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise) ou dès la prestation du service.

Un différé de 15 jours de la facturation peut être admis pour les nécessités de la gestion administrative des entreprises.

La facturation peut être établie de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes réalisées au profit d’un même client pour lesquelles la taxe devient exigible au cours d’un même mois civil. Cette facture périodique ou récapitulative doit être établie au plus tard à la fin de ce même mois : le délai de facturation ne peut pas dépasser un mois.

La date d’émission de la facture fait partie des mentions obligatoires.

À savoir :

Les originaux ou les copies des factures doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la vente ou de la prestation de service.

Numérotation

La numérotation des factures est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il n’est pas possible d’émettre des factures a posteriori. Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

Le numéro de la facture fait partie des mentions obligatoires.

La numérotation peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque série si les conditions d’exercice le justifient : plusieurs sites de facturation, différentes catégories de clients pour lesquels les règles de facturation ne sont pas identiques, sous-traitance de facturation par exemple.

Si une facture comporte plusieurs pages, elles doivent être numérotées selon une séquence n/N : n est le numéro d’ordre des pages et N le nombre total des pages constituant la facture. Le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages.

Mode de paiement

Une facture peut être réglée :

  • par chèque ;
  • en espèces (au-delà de 1 000 €, le paiement en espèces d’une dette professionnelle est interdit) ;
  • par virement bancaire ;
  • par lettre de change ou effet de commerce.

Même si cela est recommandé, la mention du mode de paiement n’est pas obligatoire sur une facture, alors que la date de règlement et le délai de paiement le sont.

Annulation ou rectification

En cas d’erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée.

Une facture ne peut pas être purement supprimée : la numérotation chronologique permet de vérifier qu’il n’y pas de « trou » dans les séquences numériques.

En cas d’annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur ou le prestataire de services doit adresser à son client :

  • soit une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée ;
  • soit une note d’avoir, notamment en cas de remise accordée a posteriori, faisant référence à la facture initiale (facture en « négatif » du montant de la réduction).

Pour les redevables de la TVA ayant déjà acquitté la TVA correspondant à la facture initiale, la note d’avoir doit comporter certaines mentions :

  • s’ils entendent récupérer la TVA correspondant à la partie du prix objet de la réduction, la note d’avoir doit indiquer le montant HT du rabais et le montant de la TVA correspondant et faire référence à la facture initiale. Le client redevable de la TVA doit alors rectifier la déduction de TVA opérée ;
  • s’ils renoncent à récupérer la TVA correspondant au rabais consenti, la note d’avoir doit faire référence à la facture initiale et préciser que le rabais est net de taxe. Il n’y aura donc pas de rectification dans ce cas.

À noter :

En cas d’erreur ou d’omission concernant la TVA, le client assujetti à la TVA ne peut jamais procéder lui-même à la rectification : il doit demander une facture rectificative.

Mentions obligatoires

Mentions générales

Mentions générales obligatoires pour toutes les factures
Mentions Commentaires
Date d’émission de la facture Date à laquelle elle est établie
Numérotation de la facture Numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture.
Exemple : facture 01, 02, 03
Il est cependant possible d’émettre des séries distinctes lorsque les conditions d’exercice de l’activité le justifient. L’entreprise peut utiliser un préfixe par année (2018-XX) ou par année et mois (2018-01-XX).
Par exemple, si celle-ci termine le mois de janvier avec une facture numérotée 25 :
Janvier : facture n°2018-01-025
Février : facture n°2018-02-026
À faire figurer sur toutes les pages de la facture
Date de la vente ou de la prestation de service Jour effectif de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation
Identité de l’acheteur
  • Nom (ou dénomination sociale) Adresse du siège social d’une entreprise ou du domicile d’un particulier (sauf opposition de sa part, pour un particulier)
Identité du vendeur ou prestataire*
  • Nom et prénom d’un entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial)
  • énomination sociale d’une société (suivie du numéro Siren ou Siret) numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation
  • numéro au Répertoire des métiers pour un artisan (n° Siren + RM + n° du département d’immatriculation)
  • adresse du siège social (et non de l’établissement)
  • si l’entreprise est une société, mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social
Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA (auto-liquidation) Sauf pour les factures d’un montant total HT inférieur ou égal à 150 €
Désignation du produit ou de la prestation Nature, marque, référence, etc. des produits Prestation : matériaux fournis et la main d’œuvre
Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni Détail en quantité et prix (facultatif si la prestation de service a fait l’objet d’un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée)
Prix catalogue Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis
Majoration éventuelle de prix Frais de transport ou d’emballage par exemple
Taux de TVA légalement applicable Montant total de la TVA correspondant Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant
Réduction de prix Rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture
Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

* Si l’entreprise est en cours d’immatriculation, la facture doit être établie au nom de la  ociété, avec la mention « Siret en cours d’attribution », et non au nom du créateur, sous peine
de rejet de la déduction de la TVA

Attention :

En plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 €, l’entreprise qui ne respecte pas ces obligations s’expose à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant.

Mentions pour les factures adressées à un professionnel

Si la facture est adressée à un professionnel
Mentions Commentaires
Date ou délai de paiement
  • Date à laquelle le règlement doit intervenir
  • Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
  • En cas d’absence d’escompte, mentionner sur la facture :

Escompte pour paiement anticipé : néant

Taux des pénalités de retard Exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement (les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire)
Mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € Pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement

Mentions particulières

Mentions particulières
Mentions particulières Dans quel cas
« Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » Si le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée
« TVA non applicable, art. 293 B du CGI » Si le vendeur ou prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA (autoentrepreneur par exemple), la facture est en hors taxe
« Auto-liquidation »
Indiquer clairement qu’il s’agit d’un «
montant hors taxe »
Si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA, le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c’est l’entreprise principale qui la déclare (auto
liquidation de la TVA)
Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire (notamment la garantie décennale)